Os arquivos estão presentes em todos os lugares, sejam em empresas ou residências. Um arquivo pode guardar desde documentos com informações processuais até simples contas de água, luz ou registro do imóvel, basta ter um local destinado especialmente a eles.

Nos municípios os lugares onde são guardados os registros da evolução de toda a região são chamados de arquivo público e é comandado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e pelo Arquivo Nacional.

O profissional que organiza e reúne os documentos em suas devidas pastas é chamado de arquivista

A palavra arquivo vem do latim, archívum, e significa onde se guardam documentos. Nestes arquivos de bens públicos são preservados, além dos documentos, escritos, fotografias e microfilmagens separadas por natureza e suporte.

Arquivo similar ao de empresas existentes há anos no mercado

Os arquivos de empresas privadas têm como função recolher e organizar todos os documentos de informações, avaliar se cada impresso ou vídeo vale guardar ou deve ser descartado, atender aos pedidos de arquivos documentados por todo o prédio, preservar e assegurar a integridade do documento e fazer tudo o que a administração pedir.

Um documento importante é considerado com três idades e essa teoria é chamada de ciclo vital dos documentos. A primeira idade recebe o nome de arquivo corrente, ou seja, os documentos criados recentemente, com grande frequência de uso, devem ficar na empresa de origem sem a necessidade de arquivamento.

Arquivo público do estado da Bahia

O arquivo intermediário, seguinte da primeira idade, já passa a brigar um arquivo temporário, mas de rápido acesso, sendo possível consultá-lo a qualquer hora. Já o terceiro e último ciclo indica que os documentos têm seu valor considerado e devem ser armazenados para posteridade. Quase todos os documentos presentes nos grandes arquivos possuem cerca de 20 anos.